Papierloses Büro

  

 

Im heutigen Office Talk sprechen wir über das papierlose Büro.
Wer mich kennt, weiß ich bin alles andere als der Spezialist für papierloses Büro, dennoch beschäftige ich mich natürlich auch mit Lösungen diesbezüglich. Da die Frage zu meiner Meinung über das papierlose Büro kam, möchte ich hiermit natürlich auch darauf eingehen und danke Frau Silvia M. für Ihre Frage.

Wird es tatsächlich ein Papierloses Büro geben? Wie ist meine Haltung dazu?

Ich liebe es, wenn Leute sich Notizen machen und ich selbst nutze dafür in der Regel mein i-Phone in welches man wunderbar Notizen diktieren kann.

Sicherlich macht es ökologisch Sinn, Regenwald retten etc. das papierlose Büro anzustreben, leider geht es uns in Europa so gut, dass diese Argumente zu wenigen Menschen wichtig genug sind, das Verhalten zu ändern.

Viel Papier auf Ihrem Schreibtisch heißt auch meistens ein unaufgeräumter Schreibtisch. Wenn Sie eine bestimmte Unterlage benötigen, müssen Sie oft erst richtig Zeitaufwand betreiben um diese Unterlagen zu finden

Diese Papierberge wirken ebenfalls in unserem Unterbewusstsein, denn es ist das Gefühl von ständiger Überlastung, niemals fertig werden können usw.

Die Digitalisierung läuft in der Regel über Clouds und mittels der Cloud habe ich mit jedem Gerät von überall auf der Welt Zugriff auf meine Daten und Notizen. Über die Handykameras und Scanner-Apps kann ich heutzutage jeden Brief, jedes Dokument – einfach alles digitalisieren und natürlich gibt es im Büro auch immer wieder Menschen die sich mit der neuen Technik niemals anfreunden können.

Fangen Sie also bei sich an, machen Sie sich bewußt ICH mußt mit gutem Beispiel vorangehen, Ich möchte papierreduziert arbeiten und halten Sie tagtäglich die Augen offen, wo kann ich noch auf Papier verzichten…

Ein großes Problem dürfte für viele sein, während eines Gespräches im Tablet oder Handy Notizen zu machen. Wenn Sie mit mir ein Gespräch führen, dann fühlen Sie sich bestenfalls ausgeschlossen, wenn ich gleichzeitig in meinem Tablet schreibe. Bestenfalls, im schlechten Fall fühlen Sie sich missachtet und denken ich höre Ihnen gar nicht zu, sondern bin auf eine Website oder ein Dokument im Tablet konzentriert. Was wohl jeder als sehr unhöflich empfinden würde.

Jetzt geben Sie alle relevanten Daten ein und speichern es im digitalen Aktenschrank – der Cloud. Früher hatten Aussendienstler alles auf einen Zettel notiert und es dann einige Zeit mit sich herumgefahren, ehe es in Schönschrift zum Kundenordner hinzugefügt wurde. In der Zwischenzeit hat der Kunde eventuelle eine Frage und der zuständige Innendienstbearbeiter hatte die Informationen logischerweise noch nicht.

Weniger Arbeit, Zugriff von überall und immer aktualisiert

Natürlich wird es immer Briefe und anderes Papier geben, mit dem wir arbeiten müssen.

Diese können aber mittels einer Kamera auf dem Handy oder Tablet digitalisiert werden und hier empfehle ich Ihnen, starten Sie nur mit den neuen Dokumenten.

Fangen Sie nicht an, jetzt alle in der Vergangenheit bearbeiteten Unterlagen zu digitalisieren. Höchstwahrscheinlich würden Sie an der Strukturierung verzweifeln und deswegen fangen Sie einfach heute an – machen Sie erstmal und strukturieren Sie mit der Zeit – ganz so als würden Sie Ihren Job neu und mit leerem Schreibtisch beginnen.

Als gutes Tool hat sich die App Evernote bewährt, das Pendant von Microsoft ist OneNote.

Beides lässt sich sehr gut strukturieren und bei Evernote haben Sie den Vorteil, dass dieser im Falle der Suche auch leserlich geschriebene Handschriften erkennt und somit die Suche deutlich erfolgreicher ist. Bei One Note weiß ich es leider nicht. Evernote bietet aber auch ein Evernote Scannable an, welches fotografierte Dokumente so optimiert dass die Schriftlesbarkeit und auch das Format optimal ist. Selbst wenn Sie etwas schräg fotografieren, bringt diese App das in ein gutes Format und das finde ich super, weil gerade für Führungskräfte dann die Dokumente auch gut lesbar weiter zu leiten sind.

Papierreduziert fühlt sich deutlich leichter an, und es hat den Vorteil, dass

Informationen Transparenter werden,

Überall abrufbar

Dadurch nicht doppelt zu bearbeiten und vor allem immer aktuell

Natürlich auch die Umwelt geschont wird.

 

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Haben Sie Wünsche oder Anregungen, freue ich mich auf Ihre Mail an Martin@lauble.net

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